En Colombia no se puede atender a un solo paciente sin tener el servicio habilitado. La norma que lo regula es la Resolución 3100 de 2019 del Ministerio de Salud y Protección Social, con su Manual de Inscripción de Prestadores y Habilitación de Servicios de Salud. Es un documento largo y pensado para todo tipo de prestadores, desde un hospital hasta un odontólogo que abre su primer consultorio, y por eso cuesta saber qué parte te aplica.
Esta guía extrae lo que afecta a un consultorio odontológico: qué condiciones debes cumplir, cómo es el trámite en el REPS, el área mínima y la dotación, los rayos X, los residuos, la historia clínica y qué pasa si se presta el servicio sin habilitar. Cada dato lleva su artículo para que lo puedas comprobar.
Qué es la Resolución 3100 de 2019
Se expidió el 25 de noviembre de 2019 y se publicó en el Diario Oficial 51.149 del día siguiente. Define los procedimientos y condiciones de inscripción de los prestadores de servicios de salud y de habilitación de servicios, y adopta como anexo técnico el manual que contiene los estándares (artículo 1). Derogó la Resolución 2003 de 2014, que era la norma anterior (artículo 27).
Desde entonces la han modificado varias resoluciones. Las que más se citan son la 544 de 2023, que incluyó expresamente a los profesionales independientes en varios artículos, y la 465 de 2025, que retocó los artículos sobre inscripción, autoevaluación y novedades.
¿Eres profesional independiente o IPS?
Es la primera decisión, porque cambia lo que te exigen. El manual define al profesional independiente como la persona natural egresada de un programa de educación superior en ciencias de la salud, con facultades para actuar de manera autónoma, que puede contar con personal de apoyo técnico o auxiliar (numeral 7.2).
La Resolución 3100 fija tres condiciones de habilitación (artículo 3):
- Capacidad técnico administrativa.
- Suficiencia patrimonial y financiera.
- Capacidad tecnológica y científica.
Un odontólogo que se inscribe como profesional independiente solo debe cumplir la tercera, como confirma el Decreto 780 de 2016 (artículo 2.5.1.3.2.1, parágrafo). Si constituyes una sociedad y te inscribes como IPS, se te exigen las tres.
Los siete estándares que se revisan
La capacidad tecnológica y científica se mide con siete estándares (manual, numerales 8.3.1.1 a 8.3.1.7). Esto es lo que significan en un consultorio:
| Estándar | Qué se revisa en un consultorio odontológico |
|---|---|
| Talento humano | Título y tarjeta profesional o inscripción en el ReTHUS; títulos extranjeros convalidados. |
| Infraestructura | Área mínima, lavamanos, mesón con poceta, áreas de esterilización e instalaciones eléctricas certificadas. |
| Dotación | Unidad odontológica, succión, compresor, instrumental y su mantenimiento. |
| Medicamentos, dispositivos e insumos | Almacenamiento, fechas de vencimiento y trazabilidad. |
| Procesos prioritarios | Procesos asistenciales documentados, entre ellos el manual de buenas prácticas de esterilización. |
| Historia clínica y registros | Historia única, confidencial y con trazabilidad de cada atención. |
| Interdependencia | Servicios de apoyo que necesitas y cómo los garantizas (por ejemplo, la esterilización o el laboratorio si son externos). |
Qué servicio se habilita
La consulta odontológica se habilita dentro del grupo de consulta externa (manual, numeral 11.2), en el servicio de consulta externa general, de complejidad baja. Puede prestarse en modalidad intramural, extramural (unidad móvil, jornada de salud o domiciliaria) o por telemedicina. La infraestructura de este servicio contempla expresamente el "consultorio odontológico con una unidad odontológica o más".
Si además tomas radiografías, existe un servicio aparte de radiología odontológica (numeral 11.3.3), que pide delantal plomado y protector de tiroides. La interpretación la hace el propio odontólogo.
Área mínima y dotación del consultorio
El manual fija estas condiciones de infraestructura para el consultorio odontológico:
- Con una unidad odontológica: mínimo 10 m² sin incluir la unidad sanitaria, área de entrevista si se requiere, área de la unidad, lavamanos y mesón de trabajo con poceta.
- Con varias unidades: área adicional por cada unidad, barrera física fija o móvil entre ellas y un lavamanos por cada tres unidades o fracción.
Y esta dotación mínima: unidad odontológica fija, lámpara de fotocurado o amalgamador según lo que ofrezcas, negatoscopio o sistema de visualización de imágenes, sistema de succión, compresor de aire de uso odontológico e instrumental básico. En modalidad extramural, la unidad odontológica puede ser portátil.
Pruébalo tú mismo en la demo de XDentalCloud
Historia clínica única, RIPS y factura DIAN desde la misma cita. Entras, das citas y recorres la historia clínica en 2 minutos.
El trámite paso a paso en el REPS
- Autoevaluación. Antes de inscribirte revisas tú mismo, estándar por estándar, que cumples. Es obligatoria (artículo 5), y si no cumples algo, la norma dice que debes abstenerte de registrar, ofertar y prestar el servicio.
- Inscripción en el REPS. En el aplicativo del Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud de tu secretaría de salud departamental o distrital defines la sede, el servicio, la complejidad, la modalidad y la capacidad instalada. Todo prestador debe estar inscrito con al menos una sede y un servicio habilitado (artículo 4).
- Radicación con soportes. Diligencias el formulario y la declaración de autoevaluación, los imprimes y los radicas en la secretaría. Como profesional independiente necesitas documento de identidad, títulos, tarjeta profesional o ReTHUS, el certificado de conformidad de las instalaciones eléctricas y, si tienes rayos X, copia de la licencia de práctica médica vigente (numeral 9.1.3.1).
- Distintivo. Por cada servicio habilitado se genera un distintivo que debes imprimir y colocar en un lugar visible al público, sin alterarlo.
- Visita de verificación. La visita previa solo se exige a ciertos servicios (oncológicos, urgencias, partos, transporte, alta complejidad y nuevas IPS), así que un profesional independiente con consulta de baja complejidad no la tiene antes de empezar. Sí puede recibir después la visita de certificación, según el plan anual de visitas de la secretaría (artículos 14, 15 y 17).
- Renovación y novedades. La inscripción inicial dura 4 años y luego se renueva cada año con una nueva autoevaluación (artículo 10). Los cambios de sede, servicios o capacidad se reportan como novedades (artículo 12); si no se hace la autoevaluación, la inscripción se inactiva (artículo 11).
Rayos X: la licencia de práctica médica
La Resolución 3100 exige tener la licencia de práctica médica vigente para los equipos de rayos X; el radicado de la solicitud no sirve. La norma de la licencia es la Resolución 482 de 2018:
- Radiología periapical: categoría I. La licencia la expide la secretaría de salud departamental o distrital y tiene una vigencia de 5 años (artículo 22).
- Panorámica y tomografía oral: categoría II, con licencia de 4 años (artículo 25).
- Requisitos comunes (artículo 21): encargado de protección radiológica, cálculo de blindajes, control de calidad y dosimetría personal, entre otros.
Esterilización: lo que cambia en 2027
Hoy la Resolución 3100 pide ambientes de recibo, lavado, secado, empaque, esterilización y almacenamiento del instrumental, y un manual de buenas prácticas de esterilización. La Resolución 914 de 2025 adopta un nuevo manual de reprocesamiento de dispositivos médicos reutilizables, que también aplica a los profesionales independientes y que sustituirá esos numerales de la 3100 a partir del 3 de enero de 2027. En julio de 2026 el Ministerio publicó un proyecto para revisarla, así que conviene seguir su evolución antes de invertir en obra.
Residuos: el PGIRASA
El Decreto 351 de 2014 (compilado en el Decreto 780 de 2016) incluye expresamente la práctica odontológica entre los generadores de residuos de atención en salud. La Resolución 591 de 2024 adopta el manual de gestión integral de estos residuos: cada generador necesita su Plan de Gestión Integral de Residuos de Atención en Salud (PGIRASA) y un informe anual a la secretaría de salud. La 3100 pide además concepto sanitario.
Historia clínica, RIPS y facturación
- Historia clínica: la Resolución 1995 de 1999 la define como documento privado, obligatorio y sometido a reserva, con características de integralidad, secuencialidad, racionalidad científica, disponibilidad y oportunidad. La custodia es del prestador. El estándar de la 3100 pide historia única y, si es electrónica, confidencialidad y seguridad.
- Conservación: mínimo 15 años desde la última atención (5 en archivo de gestión y 10 en archivo central), según la Resolución 839 de 2017.
- RIPS y factura electrónica: con la Resolución 2275 de 2023, los RIPS son soporte de la factura electrónica de venta, también para los profesionales independientes, que debían empezar el 1 de abril de 2025. Te lo explicamos en qué son los RIPS en odontología y en la guía de facturación electrónica DIAN.
Qué pasa si atiendes sin habilitar
La inspección, vigilancia y control de la habilitación corresponde a las secretarías de salud departamentales y distritales. Pueden aplicar medidas de seguridad como la clausura temporal, total o parcial, y la suspensión de servicios (Ley 9 de 1979, artículo 576), y sanciones que van de la amonestación a multas sucesivas de hasta 10.000 salarios mínimos, la suspensión o cancelación de la licencia y el cierre temporal o definitivo (artículo 577, modificado por el Decreto Ley 2106 de 2019). La Superintendencia de Salud tiene además su propio régimen sancionatorio (Ley 1949 de 2019).
Checklist de habilitación
- Título, tarjeta profesional y registro en el ReTHUS al día.
- Local con uso compatible, 10 m² por unidad como mínimo, lavamanos y mesón con poceta.
- Certificado de las instalaciones eléctricas según la fecha del inmueble.
- Dotación mínima con hoja de vida y plan de mantenimiento de cada equipo.
- Área y manual de esterilización, con un ojo en la Resolución 914 de 2025.
- Licencia de práctica médica de rayos X vigente si tomas radiografías.
- PGIRASA y contrato con gestor de residuos.
- Historia clínica única y segura, con plan de conservación de 15 años.
- Autoevaluación hecha, inscripción radicada y distintivo a la vista.
- Facturación electrónica con RIPS funcionando antes del primer paciente.
Dónde ayuda un software dental
De los siete estándares, el de historia clínica y registros es el que más trabajo diario genera, y está conectado con la facturación por los RIPS. XDentalCloud en Colombia lleva la historia clínica electrónica única con acceso por usuario, genera los RIPS desde la propia atención y emite la factura electrónica validada por la DIAN, con los datos en la nube y copias de seguridad diarias. La infraestructura, la dotación y la esterilización siguen siendo trabajo de la clínica.
Fuentes
- Resolución 3100 de 2019 y manual de habilitación (texto compilado): Normograma de la Supersalud.
- Resolución 2080 de 2026, que revoca la Resolución 1732 de 2026: Régimen Legal de Bogotá.
- Resolución 544 de 2023: Normograma de la Supersalud.
- Resolución 465 de 2025: Normograma de la Supersalud.
- Decreto 780 de 2016: Normograma de la Supersalud.
- Resolución 482 de 2018 (licencias de rayos X): Normograma de la Supersalud.
- Resolución 914 de 2025 (reprocesamiento y esterilización): Normograma de la Supersalud.
- Resolución 591 de 2024 (gestión de residuos): Normograma de la Supersalud.
- Resolución 1995 de 1999 (historia clínica): Normograma de la Supersalud; Resolución 839 de 2017 (conservación): Normograma de la Supersalud.
- Resolución 2275 de 2023 (RIPS): Normograma de la Supersalud.
- Ley 9 de 1979, artículos 576 y 577: Normograma de la Supersalud.